Beglaubigung
Unter dem Stichwort „notarielle Beglaubigung“ kann sowohl die Beglaubigung einer Unterschrift als auch die Beglaubigung einer Abschrift gemeint sein.
Die Unterschriftsbeglaubigung
Gemäß § 40 Beurkundungsgesetz (BeurkG) bestätigt der Notar durch den Beglaubigungsvermerk, dass in seiner Gegenwart eine bestimmte Person eine Unterschrift unter einem Text geleistet (oder, sofern die Unterschrift bereits zuvor geleistet wurde, anerkannt) hat und dass er die Identität dieser Person anhand eines amtlichen Lichtbildausweises überprüft hat. Der Vermerk soll also bezeugen, dass die betreffende Erklärung vom Unterzeichner tatsächlich abgegeben wurde. Daraus ergibt sich zugleich, dass die Unterzeichnung (oder Anerkennung der Unterschrift) in Gegenwart des Notars erfolgen muss.
Da die Unterschriftsbeglaubigung im Wesentlichen der Identitätsfeststellung dient (§ 40 Abs. 4 BeurkG) ist stets ein Ausweisdokument (z. B. der Personalausweis oder Reisepass) mitzubringen, sofern der Unterzeichner nicht dem Notar bereits aus früheren Amtsgeschäften persönlich bekannt ist.
In Bezug auf den Text selbst, der unterzeichnet wird, trifft den Notar allenfalls gemäß § 40 Abs. 2 BeurkG eine Pflicht zur Evidenzprüfung im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit des Inhalts, dies naturgemäß jedoch nur, wenn der Text in einer Sprache verfasst ist, die der Notar versteht. Im Übrigen, beispielsweise auch für die Vollständigkeit der Ausfüllung eines zu unterzeichnenden Formulars, trägt also derjenige, dessen Unterschrift beglaubigt wird, die Verantwortung, da es ja auch seine Erklärung ist, die er abgibt.
Sofern der Notar selbst den Text entwirft (wie es z. B. bei Handelsregisteranmeldungen, Erbausschlagungen etc. häufig der Fall) steht dagegen die Fertigung des notariellen Entwurfs der Erklärung im Vordergrund, die Unterschriftsbeglaubigung ist dann lediglich der formale Abschluss dieser Amtstätigkeit.
Sofern die Tätigkeit des Notars sich auf die Beglaubigung beschränkt (also der Text selbst nicht von ihm entworfen oder verändert wird), fällt eine Beglaubigungsgebühr zwischen 20 € und 70 € an, je nach dem Geschäftswert der Erklärung, zuzüglich Umsatzsteuer und Schreibauslagen, sowie gegebenenfalls auch Gebühren für die Übersendung an Behörden oder Gerichte.
Die Unterschriftsbeglaubigung ist eine Amtshandlung, die keinen hohen Zeitaufwand erfordert. Ein solcher Termin kann daher kurzfristig telefonisch oder per E-Mail (info@notar-hackenbroich.de) während der üblichen Büroöffnungszeiten (Montags-Freitag von 09.00 – 12.00 Uhr und Montags, Dienstags und Donnerstags auch von 14.00 Uhr – 16.00 Uhr) vereinbart werden.
Beachten Sie jedoch bitte, dass bei solchen reinen Beglaubigungsterminen typischerweise keine Zeit für längere Besprechungen bleibt; bei Bedarf sollte daher ein eigener Besprechungstermin vereinbart werden. Die unterschriftsbeglaubigte Erklärung erhalten Sie in der Regel sofort im Anschluss im Original ausgehändigt, oft bereits mit der Kostenrechnung – die überwiesen oder in bar bezahlt werden kann –, wir fertigen zusätzlich eine beglaubigte Abschrift für unsere Urkundensammlung, um den Inhalt des Dokuments und des Beglaubigungsvermerks später noch belegen zu können.
Abschriftsbeglaubigung
Davon zu unterscheiden ist die Beglaubigung von Abschriften, d. h. die Bestätigung, dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Hierzu müssen Sie uns das Original des Dokuments (z. B. das Abiturzeugnis, die Approbationsurkunde etc.) mitbringen, wir fertigen dann die Ablichtung, gegebenenfalls auch als Farbkopie.
Für die Beglaubigung solcher Dokumente fällt eine Gebühr von 1 € für jede angefangene Seite, mindestens jedoch ein Betrag in Höhe von 10 € pro Beglaubigungsvorgang an. Sollen also z. B. sieben Original-Arbeitszeugnisse je einzeln beglaubigt werden, würde dies 7×10 € (jeweils zuzüglich Umsatzsteuer) auslösen, können jedoch alle sieben Dokumente als „Gesamtkonvolut“ in einem Vorgang zusammengefasst beglaubigt werden, fällt lediglich einmal die Gebühr von 10 € an.
Zur Abschriftsbeglaubigung können Sie typischerweise ohne Vorankündigung im Notariat erscheinen und die beglaubigten Abschriften sodann im Original und als beglaubigte Abschrift wieder mitnehmen, samt der Kostenrechnung, die jedoch in der Regel bitte in bar zu bezahlen ist.
Bei Fragen o.ä. stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Klaus Hackenbroich
Notar